일본에서 비즈니스 커뮤니케이션의 기본

일본에서 비즈니스 커뮤니케이션의 기본

일본에서 비즈니스 커뮤니케이션의 기본

비즈니스 커뮤니케이션할 때 이 세 가지를 반드시 기억하세요. 모두 다 일본의 직장 들어가면 '호렌소를 기억하세요. 호렌소를 기억하세요. '라고 할 거예요. '호렌소' 뭐죠? 음으로는? 그렇죠, '시금치'잖아요. '시금치? 왜 갑자기 시금치지?' 하는데요. '호우고끄(ほうこく), 렌라쿠(れんらく), 소 오단(そうだん)'의 앞 자를 딴 거예요. 그래서 '보고, 연락, 상담' 이 세 가지를 명확하게 하면 비즈니스 커뮤니케이션의 기본이 갖추어졌다고 판단합니다. 호렌소, 기억해 두세요. 호우고끄, 보고. 렌나끄, 연락. 소 오단, 상담. 이 세 가지를 어떻게 구분해서 할 것인가? 각각을 한번 공부해 볼까요? 보고는 우리 다 알잖아요. 보고는 뭡니까? 그렇죠, 보통 업무에 대한 보고겠죠. 담당 업무 또는 지시받은 업무에 대한 경과, 결과를 상사 또는 선배에게 보고하는 겁니다. 보고하는 것인데요. 일본에서는 앞에도 취업 사례자가 이야기를 했지만 굉장히 여러 명에게 동시에 보고하는 경우도 많습니다. 업무 추신 상황 보고도 할 수 있고, 완료 보고도 할 수 있고, 트러블 보고도 할 수 있겠죠. 종류가 여러 개입니다. 내가 업무를 맡았을 때 그 경과를 항상 보고를 해야 돼요. 그래서 추진상황을 보고하고, 완료가 됐으면, 다 됐으면 그것을 완료했다고 보고하고요. 이러한 메일을 쓰고 보고하는 것이 자신의 업무의 반 이상이 되는 경우도 많습니다. 항상 보고 체계를 명확하게 하고, 그것을 반드시 해야만 되는 중요한 업무 중 하나예요. 트러블 보고는 문제가 있을 때 보고하는 것을 의미하죠. 연락은 정말 말 그대로 연락입니다. 어떤 연락이 있을까요? 사실이나 결정 사항. 어떠어떠한 사실이 있어요, 또는 어떠어떠한 결정이 일어났어요. 이것을 관계자에게 연락해주는 것이 연락이죠. 그리고 근태. 내가 오늘 좀 지각을 해요 라거나 결근을 해요, 또는 알아야 되는 사항, 뭔가 신변상에 무슨 일이 있었어요. 그렇다면 이런 것의 연락이 렌나끄인데요. 연락은 다 아실 거고요. 상담은 무엇인가요? 그렇죠, 우리 '상담한다'라고 하잖아요. 이 소 오단이라는 걸 굉장히 많이 해요. 판단이 힘들거나 내가 어떤 의견 청취를 하고 싶어요, 어드바이스를 구하고 싶어요, 이럴 때 상사나 선배에게 어드바이스를 구하는 것이 바로 상담입니다. 결국 상담은 내 문제점이나 고민 등을 이야기하고 선배들의 판단 등을 어드바이스를 받고 정중하게 듣는 것, 그것이 바로 상담이라고 할 수 있습니다. 비즈니스 매너, 비즈니스 스킬에서 가장 중요한 호렌소. 보고, 연락, 상담, 다 기억하셨죠? 반드시 시금치, 기억해 주시기 바랍니다.

호렌소에서 주의할 요소

호렌소에서 주의할 세 가지 요소가 있어요. 이 부분을 한번 기억하시면서 볼게요. 세 가지 요소는 바로 타이밍, 내용, 전달 방식입니다. 인생에서 가장 중요한 것은 타이밍이라고 하죠. 호렌소, 시금치에서도 타이밍이 중요합니다. 그리고 물론 내용, 콘텐츠가 있어야 되겠죠? 그리고 방식, 어떤 형식적인 부분입니다. 타이밍은 무엇을 주의하셔야 되냐 하면, 나쁜 정보일수록 빨리 전달하는 거예요. 나쁜 거 여러분들 혼자서 묵히고 있으면 일이 점점 더 커집니다. 폭탄을 안고 계시지 마세요. 나쁜 것은 빨리 분산하는 것이 좋습니다. 나쁜 정보일수록 빨리 전달해서 문제 해결을 같이 하도록 해 주시고요. 보고는 적절한 타이밍이 중요합니다. 이거는 일본 회사생활을 하시면서 그 부분은 또 정확히 아실 수 있을 거고요. 그다음에 새로운 정보나 개선방법을 본인이 도출했어요, 알아냈어요. 그럴 때는 지체하지 마시고 즉각 보고하시기 바랍니다. 그렇게 해서 자신의 아이디어를 내는 사람이라는 인식을 가질 수 있고요. 그러면서 업무 개선을 하는 효과를 볼 수 있겠죠. 타이밍, 기억해 주시기 바랍니다. 그럼 콘텐츠, 내용은 어떻게 해야 될까요? 간결하게 결과부터 전달하는 거 기억해 주시기 바랍니다. 보고에서는 사실 결과가 중요해요. 서두가 길면 '그래서 됐다는 거야, 안 됐다는 거야?'라는 이야기를 들을 수 있습니다. 간결하게 결과부터 전달하시고요. 순서는 결론부터 하시고, 경과 상황 그리고 원인. 만약 이것이 안 됐다면, 불가능했습니다라고 한다면 그 원인은 무엇이라고 생각한다라고 해 주시면 되겠죠. 그런데 여기서 중요한 건 사실과 생각을 구분해야 된다는 겁니다. 사실은 이것이 안 됐다는 거예요, 이 길이 결론적으로 불가능했습니다라고 했을 때 끝에 가서 원인을 얘기하는데 이러 이런 원인이 있었고 그다음에 내 생각은 그 외에도 무엇이 있었던 것 같다고 첨언하는 형식으로 사실과 생각을 구분해서 전달해 주는 것이 중요합니다. 그리고 형식적인 전달 방식입니다. 급한 내용일 경우에는 구두나 전화로 빨리 신속하게 전달해야 되겠죠. 그밖에는 메일 등으로 정보를 공유하는데요. 여러 명에서 CC, 참조해서 같이 보내는 경우가 많습니다. 그리고 구두로 했다 하더라도 메일로 다시 보내는 경우도 무척 많습니다. 또 하나, 참고자료를 첨부하면 보고의 신뢰성이 더욱더 높아지겠죠. 그래서 타이밍, 내용, 콘텐츠, 전달 방식 기억해 주시기 바랍니다. 그럼 우리 일본적인 부분에 있어서 어떤 표현을 쓰는가도 한번 참고해 두시면 여러분들 메일 쓰시고 그럴 때 도움이 되실 거예요. 보고의 경우에 자주 쓰는 표현은 ~~ 노켄데, 이 '켄'이 반드시 들어가요. 건. ~건으로 '호우고끄가 아리마스' 보고가 있습니다. 그리고 밑에 거는 ~건에 대해서 '니츠이떼 호우고끄이타시마스' 보고 드립니다 라는 좀 더 낮은 표현을 썼죠. 그리고 보고가 늦었을 경우에는 반드시 사과를 하셔야 돼요. '호우고끄가 오 꾸레 떼 모우 시 와키 아리마 센' 보고가 늦어져서 죄송합니다. 밑에 건 조금 더 정중합니다. '고호 오코쿠가 오쿠 레테 모 오 시와케 고자이 마세(ご報告が遅れて申し訳ございません)' 했잖아요. 같은 뜻이지만 더 자신을 낮추어서 황송합니다, 황공무지로소이다, 이런 말을 쓰고 있는 것이죠. 그럼 보고의 경우고요. 지각 사항은 이것도 죄송하다 해야 되겠죠? '~노다메' 반드시 원인을 얘기해 주셔야 돼요. 일본에서는 출근을 '출사'라고 하는 거 아시죠? '슈샤'라고 하죠. 출사가, 출근이 몇 시가 됩니다. 무엇 때문에 출근이 몇 시가 된다. 몇 시가 될 거라는 것을 알려줘야 돼요. 그러면서 '요로시꾸 오네가이시마스' 잘 부탁드립니다라고 해야 되겠죠. 그다음에 결근 사항 연락입니다. 이건 조금 길게 얘기했어요. 그래도 여러분들 이런 문례라고 말씀드렸죠? 문장 사례를 아시면 도움이 되실 거 같아서요. 보통 아침에 내가 급하게 결근을 해야 돼요. '오하이오 고자이마스. ' 아침 인사했죠? 누구누구입니다. 자기 이름 뒤에 '상' 붙이시면 절대로 안돼요. 아시죠? '타이 헨 모 오시와케아리마세가(大変申し訳ありませんが,)' 정말로 죄송한데, '혼지츠와(本日は)' 오늘은 '타이 초오후료오노 타메(体調不良のため)' 내 몸 컨디션 상태가 나빠서. 보통은 그렇죠. '오야스 미오 사세 테이 타다키 마스(お休みをさせていただきます)' 이것이 일본적인 겸양 표현이에요. 저를 쉬게 해 주시면 그렇게 하도록 하겠습니다. '저 쉴게요. '라는 말을 이렇게 돌려 얘기합니다. '오야스 미오 사세 테이 타다키 마스(お休みをさせていただきます)' 굉장히 돌려 표현하는 겸손 표현입니다. 그리고 '메에와쿠오 카케루(迷惑をかける)' 폐를 끼치다. 이것이 죄송하다는 얘기를 반드시 해야 됩니다. 내가 안 나감으로써 다른 사람에게 폐를 끼친다고 생각하는 것이죠. 폐를 끼쳐서 죄송합니다만. 잘 부탁드립니다. '도 조 요로시꾸 오네가이 이타 시마스. '로 마무리됐습니다. 하나의 문장 사례입니다. 문장 사례니까요, 이 정도의 표현을 가지고 결근이라는 건 굉장히 갑작스러운 일이잖아요? 그렇기 때문에 표현이 좀 길어졌죠. 이렇게 해서 결근 사항 연락은 이런 식으로 하게 됩니다. 그럼 이제 상담사항 부탁입니다. 여러분들이 고충이 있을 때 선배나 상사에게 '상담 좀 해 주세요' 하셔야 되잖아요. 그럴 때 어떤 표현을 쓸까요? '오지 칸노 아루 토 키데 카 마이마세노데(お時間のあるときで構いませんので)' 시간이 있으실 때 언제든 상관없으니까, 선배님이나 상사님한테 시간 있으실 때 언제든 상관없으니까, 중요한 건 '모모 노노 켄니 츠이테 고(○○の件についてご)' '어떤 어떤 건에 대해서'입니다. 구체적으로 무엇을 넣어주셔야 돼요. 그냥 '상담해 주세요. ' 그러면 '아니, 도대체 나한테 왜 어떤 일을 상담하려고 하지?'라고 고민을 안겨줄 수 있잖아요. 그럼 그것 역시 '메에와쿠오 카케루(迷惑をかける)' 폐를 끼치는 겁니다. 그렇기 때문에 무슨 건인지 밝혀 주셔야 돼요. 무슨 무슨 건에 대해서 '소 오단 사세 테 쿠다 사이(相談させてください. )' 상담해 주세요라고 부탁을 드리는 겁니다. 이렇게 해서 호렌소에서 자주 사용하는 어떤 문장 사례에 대해서 공부를 했습니다. 여러분들 이 부분을 지침으로 해서, 참고를 해서 여러분들 상황에 맞게 적절하게 사용하시면 되겠습니다.

일본 회사 커뮤니케이션 - 맞장구

그렇기 때문에 일본인과 커뮤니케이션을 하고, 비즈니스를 하고, 직장 내부에서 생활할 때 일본은 커뮤니케이션이 맞장구의 표현인데, 여러분들이 맞장구치지 않으시고 가만히 있으시면 어떻게 될까요? '이 친구가 내 말을 못 알아듣는구나. '라고 생각할 수 있어요. 그래서 눈치를 보면서 말이 계속 늦어질 수 있습니다. 그렇기 때문에 적절하게 맞장구를 쳐 주시는 것이 좋습니다. 맞장구의 가장 좋은 요소는 '사시스세소'예요. '사시스세소. ' 어떤 말을 해 주면 좋을까요? 기억해 두시면 좋겠죠. 첫 번째 '사'는 '사스가 세스네. ' 과연 그렇군요. 멋지세요. 이런 말이에요. 과연 그렇군요. 정말 그렇군요. 역시 선배님이세요, 이런 느낌이죠. 그리고 '시'는 뭔가요? '시리마셍데시타' 저 정말 몰랐어요. 몰랐어요. 감사합니다. 알려주셔서 감사합니다. 이런 표현이겠죠. 뭔가 새로운 얘기를 했을 때 '소우 데스까 시리마셍데시타' '그래요? 몰랐어요. '라고 얘기할 수 있죠. '스'는 뭘까요? 이건 우리 짐작할 수 있어요. '스고이 데스네. ' 굉장하네요. '스데끼데스네. ' 멋지네요. 그래서 '스'는 '스고이 데스네, 스데끼데스네. ' 굉장하고 멋지고, 이런 표현을 해 주면 상대방하고 이 대화의 야리 토리라고 하죠. 주고받음이 굉장히 잘 될 수 있습니다. '세'는 뭘까요? 그렇죠, '센스가 이이 데스네. ' 정말로 센스가 좋으세요. 정말 기지가 좋으세요. 이런 식의 표현입니다. 그래서 '센스가 정말 좋으신데요. 너무 잘하셨어요. '라는 칭찬을 이렇게 돌려 얘기한 거죠. 그리고 '소'는 뭘까요? 여러분들 혹시 '사시스세소' 중에 적절하게 이게 안 나오세요. 그러면 이것만 해 주셔도 돼요. '소 난데스까. ' 이것만 해 주셔도 계속 괜찮아요. '아, 그래요? 어머, 그래요?' 이런 말이죠. '아, 그렇습니까?' 이런 표현이죠. '소 난데스까. '만 해 주셔도 굉장히 좋은 대화가 될 수 있습니다. 직장 내부에서의 언어문화인데요, 호렌소 기억하시면서 '사시스세소' 중에 기억 안 나시면 '소 난데스까. '를 기억하시면 됩니다.